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Excel basic notes

 Excel एक बहुत ही पावरफुल टूल है जिसका उपयोग डेटा को स्टोर, व्यवस्थित और विश्लेषण करने के लिए किया जाता है। यहां पर Excel के कुछ बेसिक नोट्स हिंदी में दिए गए हैं:


Excel का इंटरफ़ेस

वर्कबुक (Workbook): यह एक Excel फाइल है जिसमें एक या अधिक वर्कशीट्स हो सकती हैं।

वर्कशीट (Worksheet): यह वर्कबुक का एक हिस्सा है जिसमें सेल्स का ग्रिड होता है। एक वर्कशीट में 1,048,576 रो (rows) और 16,384 कॉलम (columns) हो सकते हैं।

सेल (Cell): वर्कशीट में हर एक बॉक्स को सेल कहते हैं। हर सेल का एक यूनिक एड्रेस होता है जैसे A1, B2 आदि।

रिबन (Ribbon): यह Excel के टॉप पर स्थित होता है और इसमें विभिन्न टूल्स और कमांड्स होते हैं।

बेसिक ऑपरेशन

डेटा एंट्री (Data Entry): सेल में डेटा टाइप करके Enter प्रेस करें।

ल का चयन (Selecting a Cell): किसी सेल पर क्लिक करें।

रेंज का चयन (Selecting a Range): पहले सेल पर क्लिक करें और फिर माउस को खींचकर अंतिम सेल तक जाएं।

कॉपी और पेस्ट (Copy and Paste): डेटा को कॉपी करने के लिए Ctrl+C और पेस्ट करने के लिए Ctrl+V का उपयोग करें।

काटें और पेस्ट (Cut and Paste): डेटा को काटने के लिए Ctrl+X और पेस्ट करने के लिए Ctrl+V का उपयोग करें।

फॉर्मूला और फंक्शंस

फॉर्मूला (Formula): यह सेल्स में कैलकुलेशन के लिए उपयोग होता है। सभी फॉर्मूलास '=' साइन से शुरू होते हैं।

उदाहरण: =A1+B1

सामान्य फंक्शंस (Common Functions):

SUM: एक रेंज में सभी नंबरों का योग। उदाहरण: =SUM(A1:A10)

AVERAGE: एक रेंज में सभी नंबरों का औसत। उदाहरण: =AVERAGE(A1:A10)

MIN और MAX: एक रेंज में न्यूनतम और अधिकतम मान। उदाहरण: =MIN(A1:A10) और =MAX(A1:A10)

डेटा फॉर्मेटिंग

फ़ॉन्ट बदलना (Changing Font): रिबन में होम टैब पर जाएं और फ़ॉन्ट स्टाइल, साइज़, और रंग बदलें।

सेल्स का रंग बदलना (Changing Cell Color): होम टैब में 'Fill Color' विकल्प का उपयोग करें।

सीमाएँ (Borders): सेल्स के चारों ओर बॉर्डर जोड़ने के लिए 'Borders' विकल्प का उपयोग करें।

डेटा सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग

सॉर्टिंग (Sorting): डेटा को आरोही (Ascending) या अवरोही (Descending) क्रम में व्यवस्थित करना।

उदाहरण: एक कॉलम का डेटा सॉर्ट करने के लिए उस कॉलम पर क्लिक करें और होम टैब में 'Sort & Filter' चुनें।

फिल्टरिंग (Filtering): विशेष मानदंडों के आधार पर डेटा को छाँटना।

उदाहरण: डेटा को फिल्टर करने के लिए 'Data' टैब पर जाएं और 'Filter' चुनें।

चार्ट्स (Charts)

चार्ट बनाना (Creating Charts): डेटा का विजुअल रिप्रेजेंटेशन बनाने के लिए।

उदाहरण: डेटा को चुनें और 'Insert' टैब में चार्ट्स ग्रुप से एक चार्ट टाइप चुनें।

 

1. फाइल टैब (File Tab)

यह टैब Backstage View को खोलता है, जहां आप फाइल संबंधी विभिन्न कार्य कर सकते हैं।

 

New (नया): नई वर्कबुक बनाएं।

Open (खोलें): मौजूदा वर्कबुक खोलें।

Save (सहेजें): वर्तमान वर्कबुक को सहेजें।

Save As (इस रूप में सहेजें): वर्कबुक को एक नए नाम या फॉर्मेट में सहेजें।

Print (प्रिंट): वर्कबुक को प्रिंट करें।

Share (साझा करें): वर्कबुक को साझा करें।

Export (निर्यात): वर्कबुक को अन्य फॉर्मेट्स (जैसे PDF) में निर्यात करें।

Close (बंद करें): वर्कबुक को बंद करें।

Account (खाता): अपने खाते का विवरण देखें और बदलें।

Options (विकल्प): Excel सेटिंग्स और प्रेफरेंस बदलें।

 

2. होम टैब (Home Tab)

यह टैब बेसिक एडिटिंग और फॉर्मेटिंग विकल्प प्रदान करता है।

 

Clipboard (क्लिपबोर्ड):

 

Cut (काटें): चयनित सेल्स को काटें।

Copy (कॉपी करें): चयनित सेल्स को कॉपी करें।

Paste (पेस्ट करें): कॉपी या कट की गई सामग्री को पेस्ट करें।

Format Painter (फॉर्मेट पेंटर): एक सेल की फॉर्मेटिंग को दूसरे सेल पर लागू करें।

Font (फ़ॉन्ट):

 

Font Type (फ़ॉन्ट प्रकार): फ़ॉन्ट का प्रकार चुनें।

Font Size (फ़ॉन्ट आकार): फ़ॉन्ट का आकार बदलें।

Bold (बोल्ड): टेक्स्ट को बोल्ड करें।

Italic (इटैलिक): टेक्स्ट को इटैलिक करें।

Underline (अंडरलाइन): टेक्स्ट को अंडरलाइन करें।

Font Color (फ़ॉन्ट रंग): टेक्स्ट का रंग बदलें।

Fill Color (फिल रंग): सेल का बैकग्राउंड रंग बदलें।

Borders (बॉर्डर्स): सेल्स के चारों ओर बॉर्डर्स जोड़ें।

Alignment (संकलन):

 

Top Align (ऊपर संकलन): टेक्स्ट को सेल के शीर्ष पर संरेखित करें।

Middle Align (मध्य संकलन): टेक्स्ट को सेल के बीच में संरेखित करें।

Bottom Align (नीचे संकलन): टेक्स्ट को सेल के नीचे संरेखित करें।

Left Align (बाएं संकलन): टेक्स्ट को बाएं संरेखित करें।

Center Align (मध्य संकलन): टेक्स्ट को बीच में संरेखित करें।

Right Align (दाएं संकलन): टेक्स्ट को दाएं संरेखित करें।

Orientation (ओरिएंटेशन): टेक्स्ट के कोण को बदलें।

Wrap Text (टेक्स्ट रैप): सेल के अंदर टेक्स्ट को रैप करें।

Merge & Center (मर्ज और सेंटर): चयनित सेल्स को मर्ज करें और टेक्स्ट को केंद्रित करें।

Number (संख्या):

 

Number Format (संख्या प्रारूप): सेल में नंबर का प्रारूप बदलें, जैसे सामान्य, मुद्रा, प्रतिशत, आदि।

Increase Decimal (दशमलव बढ़ाएं): संख्या में दशमलव स्थान बढ़ाएं।

Decrease Decimal (दशमलव घटाएं): संख्या में दशमलव स्थान घटाएं।

Styles (शैलियाँ):

 

Conditional Formatting (सशर्त स्वरूपण): सेल्स में कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करें।

Format as Table (टेबल के रूप में फॉर्मेट करें): डेटा रेंज को टेबल के रूप में फॉर्मेट करें।

Cell Styles (सेल शैलियाँ): पूर्वनिर्धारित सेल शैलियों का उपयोग करें।

Cells (कोशिकाएँ):

 

Insert (डालें): नई सेल्स, रो, या कॉलम जोड़ें।

Delete (हटाएं): चयनित सेल्स, रो, या कॉलम हटाएं।

Format (फॉर्मेट): सेल्स का आकार, ऊंचाई, चौड़ाई और अन्य फॉर्मेटिंग विकल्प बदलें।

Editing (संपादन):

 

AutoSum (ऑटोसम): चयनित सेल्स का योग स्वतः करें।

Fill (फिल): चयनित सेल्स में पैटर्न या सीक्वेंस भरें।

Clear (क्लियर): चयनित सेल्स का कंटेंट, फॉर्मेट या कमेंट हटाएं।

Sort & Filter (सॉर्ट और फिल्टर): डेटा को सॉर्ट और फिल्टर करें।

Find & Select (खोजें और चुनें): टेक्स्ट या फॉर्मूलास खोजें और चुनें।

3. इंसर्ट टैब (Insert Tab)

यह टैब वर्कशीट में विभिन्न ऑब्जेक्ट्स और टेबल्स को जोड़ने के विकल्प प्रदान करता है।

 

Tables (तालिकाएँ):

 

Pivot Table (पिवट टेबल): डेटा का सारांश बनाने के लिए पिवट टेबल जोड़ें।

Table (टेबल): डेटा रेंज को टेबल में बदलें।

Illustrations (चित्र):

 

Pictures (चित्र): कंप्यूटर से चित्र जोड़ें।

Online Pictures (ऑनलाइन चित्र): ऑनलाइन से चित्र जोड़ें।

Shapes (आकृतियाँ): विभिन्न प्रकार की आकृतियाँ जोड़ें।

SmartArt (स्मार्टआर्ट): आरेख और प्रोसेस ग्राफिक्स जोड़ें।

Screenshot (स्क्रीनशॉट): वर्तमान स्क्रीन का स्क्रीनशॉट जोड़ें।

Apps (ऐप्स): Office Store से ऐप्स जोड़ें।

 

Charts (चार्ट्स):

 

Column (कॉलम): कॉलम चार्ट जोड़ें।

Line (लाइन): लाइन चार्ट जोड़ें।

Pie (पाई): पाई चार्ट जोड़ें।

Bar (बार): बार चार्ट जोड़ें।

Area (क्षेत्र): एरिया चार्ट जोड़ें।

Scatter (स्कैटर): स्कैटर चार्ट जोड़ें।

Other Charts (अन्य चार्ट्स): अन्य प्रकार के चार्ट जोड़ें।

Sparklines (स्पार्कलाइन्स):

 

Line (लाइन): लाइन स्पार्कलाइन जोड़ें।

Column (कॉलम): कॉलम स्पार्कलाइन जोड़ें।

Win/Loss (विन/लॉस): विन/लॉस स्पार्कलाइन जोड़ें।

Filters (फिल्टर्स):

 

Slicer (स्लाइसर): टेबल या पिवट टेबल के लिए स्लाइसर जोड़ें।

Timeline (टाइमलाइन): पिवट टेबल के लिए टाइमलाइन जोड़ें।

Links (लिंक्स):

 

Hyperlink (हाइपरलिंक): हाइपरलिंक जोड़ें।

Text (टेक्स्ट):

 

Text Box (टेक्स्ट बॉक्स): टेक्स्ट बॉक्स जोड़ें।

Header & Footer (हेडर और फुटर): वर्कशीट में हेडर और फुटर जोड़ें।

WordArt (वर्डआर्ट): स्टाइलिश टेक्स्ट जोड़ें।

Signature Line (हस्ताक्षर रेखा): हस्ताक्षर रेखा जोड़ें।

Object (ऑब्जेक्ट): अन्य प्रकार के ऑब्जेक्ट्स जोड़ें।

Symbols (प्रतीक):

 

Equation (समीकरण): गणितीय समीकरण जोड़ें।

Symbol (प्रतीक): विशेष प्रतीक जोड़ें।

4. पेज लेआउट टैब (Page Layout Tab)

यह टैब वर्कशीट के प्रिंट लेआउट को प्रबंधित करने के लिए विकल्प प्रदान करता है।

 

Themes (थीम्स):

 

Themes (थीम्स): विभिन्न थीम्स लागू करें।

Colors (रंग): थीम रंग बदलें।

Fonts (फॉन्ट्स): थीम फॉन्ट बदलें।

Effects (इफेक्ट्स): थीम इफेक्ट्स बदलें।

Page Setup (पेज सेटअप):

 

Margins (मार्जिन्स): पेज मार्जिन सेट करें।

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  होम टैब के प्रत्येक ग्रुप और टूल का विस्तार से वर्णन नीचे दिया गया है : 1.      Clipboard ( क्लिपबोर्ड ) Cut ( कट ) : चयनित टेक्स्ट या ऑब्जेक्ट को काटकर क्लिपबोर्ड में भेजता है , जिससे वह डॉक्यूमेंट से हट जाता है। शॉर्टकट : Ctrl + X Copy ( कॉपी ) : चयनित टेक्स्ट या ऑब्जेक्ट को क्लिपबोर्ड में कॉपी करता है , जिससे वह डॉक्यूमेंट में बना रहता है। शॉर्टकट : Ctrl + C Paste ( पेस्ट ) : क्लिपबोर्ड की सामग्री को डॉक्यूमेंट में पेस्ट करता है। शॉर्टकट : Ctrl + V Format Painter ( फॉर्मेट पेंटर ) : चयनित फॉर्मेट को अन्य टेक्स्ट या ऑब्जेक्ट पर लागू करता है। यह ब्रश आइकन के रूप में दिखता है और इसे डबल - क्लिक करने पर कई स्थानों पर फॉर्मेट लागू किया जा सकता है। 2.      Font ( फ़ॉन्ट ) Font Style ( फ़ॉन्ट स्टाइल ) : ड्रॉपडाउन मेनू से विभिन्न फॉन्ट्स चुनने के लिए। Font Size ( फ़ॉन्ट साइज ) : फॉन्ट का आकार बदलने के लिए। Bold ( बोल्ड ) : टेक्स्...

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